Kritische Betrachtung der Lean Methode – Vor-& Nachteile und noch ein bisschen mehr
Abfall (vgl. muda) ist niemals gut – egal, ob es jetzt Arbeit, Zeit, oder Material ist – das ist genau der Punkt, um den es bei der Lean Methode geht: Einführen und Leben einer auf Effizienz ausgerichteten (Unternehmens-)Kultur.
Der Ursprung stammt von Toyota und heisst Toyota Production System (vgl.: TPS). Neben dem Schlagwort Lean ist uns in Europa vor allem das Schlagwort, Just-In-Time, mehr bekannt. Das Erfolgsmodell, wie man auch an Toyota sehen kann, hat sich auch in anderen Bereichen nachhaltige durchsetzen können – Marketing, Design, Management, IT und noch viele mehr – egal ob Dienstleistung, oder Produktion. Lean ist eine gute Ausgangsbasis, wenn Sie mit Ihrem Team effizienter arbeiten wollen. Lesen Sie weiter, wenn Sie herausfinden wollen, was an dieser populären Methode dran ist.
Was sind die Grundprinzipien von Lean?
Die Lean Methode ist um fünf Grundprinzipien herum gestaltet. Das Lean Management Institute beschreibt diese wie folgt,
- Erkennen Sie Ihren (Mehr-)Wert.
Erfüllen Sie den Bedarf Ihrer Kunden indem Sie nur Leistungen produzieren, die einen Mehrwert, Nutzen, für diesen darstellen. Jede Tätigkeit, die für den (Kunden-)Nutzen keinen Beitrag leistet ist Abfall. - Ordnen Sie Ihre Aktivitäten dem Wertstrom zu.
Analysieren Sie Ihre Arbeitsabläufe vom Anfang bis zum Ende, inklusive aller abhängigen Tätigkeiten in der Organisations Einheit. Wenn Sie das ein Mal gemacht haben werden Sie in der Lage sein zu erkennen welche Aktivitäten einen Wertbeitrag leisten, und welche nicht.
Tipp 1: Erfassen Sie Ihre Aktivitäten „rückwärts“ – so wie der Lachs vom Meer zur Quelle zurückschwimmt – vom Ergebnis zum Auslöser der Aktivität. Das hilft Ihnen vor allem, nicht bei Ausnahmen und deren Ausnahmen – aka Sonderregelungen, hängen zu bleiben. Ein hoher Detailierungsgrad ist in einem ersten Schritt nicht notwendig. Sie können Aktivitätsabschnitte markieren, bei denen es zu Ausnahmen, Individualentscheidungen, Sonderregelungen, etc., kommt, aber sollten dann mit der Betrachtung der Standardaktivität zügig fortfahren.
Tipp 2: Visualisieren Sie Ihre Abläufe. Vereinbaren Sie im Vorfeld eine einheitliche Darstellung, wie zum Beispiel UML 2.X nach Chen. Lassen Sie Bilder sprechen und denken Sie dabei immer wieder das Fliessen darzustellen. - Bringen Sie Schwung in die Sache.
Bringen Sie den Wertstrom zum Fliessen. Verfeinern oder straffen Sie Arbeitsabläufe, um Stehzeiten, Flaschenhälse oder sonstige Hindernisse, wie nicht benötigte Genehmigungszyklen, zu erkennen. In einem weiteren Schritt können Sie diese Engpässe vermeiden und eliminieren.
Tipp: Was keinen Werbeitrag zum Kundennutzen liefert ist Abfall und fliegt raus! Abfall hemmt nicht nur den Fluss, sondern verursacht auch vermeidbare Probleme, wie lange Durchlaufzeiten und Qualität der Leistung. - Machen Sie aus einer Bring- eine Holversorgung.
Damit ist gemeint nicht auf Halde, Vorrat, zu produzieren, sondern nur dann, wenn Bedarf vorhanden ist.
Anmerkung: Vergleichen Sie es mit einem Restaurantbesuch. Sie wollen auch lieber ein warmes, frisch zubereitetes, Essen zu Mittag, als eines, dass seit dem Vormittag auf dem Tisch steht und auf Sie wartet. - Streben Sie nach Perfektion.
Lean kennt kein Ende, im Gegensatz zu Projekten und Prozessen, Lean fordert eine dauerhafte Verbesserung ein. (vgl.: Deming Rad – Plan-Do-Check-Act). Six-Sigma hat fünf Schritte, aber das sei nur am Rande erwähnt. (DEFINE, MEASURE, ANALYZE, IMPROVE, CONTROL – DMAIC) – es wird „einfach“ die erste Deming Phase aufgeteilt in Define und Measure in Six Sigma.
Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Personal ändert sich stetig. Deswegen ist es notwendig auch immer wieder zu überprüfen ob und weit die Kundenzufriedenheit erfüllt wird. Auch wenn sich intern nichts ändert, die Rahmenbedingungen und die Umwelt ändert sich sicher.
Was sind die Vorteil der Lean Methode?
Wie schon weiter oben erwähnt ist die andauernde Verbesserung ein elementarer Bestandteil der Methode. Das wirkt sich direkt auf das Ergebnis in der Produktion und Dienstleistung, wie Steigerung der Qualität und Erhöhung der Produktivität bei gleichbleibendem Mitteleinsatz, aus. Der Erfolg und Vorteil der Lean Methode kommt dann zu tragen, wenn sie richtig eingesetzt wird.
Vorteile sind:
- Weniger Abfall
Durch die stetige Verfeinerung von Abläufen und Aktivitäten können „Produktivitätsabfälle“ aus dem Weg geräumt werden. Damit sind natürlich auch Aufgaben gemeint, die keinen Wertbeitrag zum Kundennutzen liefern. - Konzentration auf das Wesentliche
Wenn Sie Tätigkeiten, die keinen Wertbeitrag liefern, schlicht ausblenden, bleibt Ihnen mehr Zeit sich auf die eigentliche Tätigkeit zu konzentrieren. - Gesteigerte Motivation
Wenn sich Mitarbeiter auf Arbeit konzentrieren können, die für die Organisation bedeutungsvoll ist, dann führt das zu einer höheren Motivation des Einzelnen. Es ist eine Art der Wertschätzung dem Mitarbeiter gegenüber und erleichtert auf der anderen Seite die Identifikation mit Unternehmenszielen. - Vorteilhafte Art der Arbeit
Ausgelöst durch die Hol-Versorgung ist das Organisationselement nur dann beschäftigt, wenn es Bedarf gibt. Die verbleibende Zeit kann für die Vorbereitung auf die nächste zu erwartende Bedarfserfüllung oder sogar Training genutzt werden. - Gesteigerter Kundennutzen und interne Wertsteigerung
Der Kunde zahlt nur für notwendige Leistungen. Bei gleichem Preis sind somit die notwendigen (internen) Aktivitäten höher zu bewerten. Nicht notwendige Aktivitäten konnten ja auch schon vorher nicht direkt verrechnet werden und haben in Form von Gemeinkosten dann Eingang in die Kalkulation gefunden. In weiterer Folge stellt sich durch die Konzentration auf das Notwendige auch eine Erhöhung der Qualität und der Quantität der Produktion ein.
Was sind die Nachteile der Lean Methode?
Kein Vorteil ohne Nachteil, aber man kann Vorkehrungen treffen, um die möglichen Nachteile zu erkennen, zu vermeiden, oder zumindest zu verringern. Die verdächtigen Anzeichen der Nachteile kennen und erkennen Sie sicher, wenn Sie darauf angemessen reagieren sind Sie am besten Weg Erfolg zu haben.
- Fehlende Zeit
Die Lean Methode benötigt Zeit im Vorfeld. Zeit für die Erfassung von Aktivitäten. Das kann auch dazu führen, dass über einen Zeitraum Aktivitäten erst beobachtet werden müssen. Auch braucht es Zeit und Raum für Kommunikation in der Organisationseinheit. Kommunikation über abgeschlossene und offene Arbeitspakete, wie auch mögliche Probleme, nehmen Zeit und Raum in Anspruch.
Institutionalisieren Sie Besprechungen, Inhalte und Orte zu exakt diesem Thema, wie tägliches Stand-Up Meeting zum Fortschritt. - Fehlende Strategie
Durch die zu starke taktische Orientierung kann die Organisationseinheit den Blick für das Große und Ganze aus den Augen verlieren. Dagegen hilft eine (schriftliche) Projektvereinbarung, wie auch eine (schriftliche) Absichtserklärung der Leitung. Beide Schriftstücke sollten schon in der Anfangsphase verfasst werden – aber das fällt mehr unter das Kapitel Zeitbedarf am Anfang (s.o.) - Fehlende Hinwendung und mangelnde Erfahrung
Die Lean Methode ändert die Herangehensweise an das Thema Arbeit. Das Management kann das auch als (Teil-)Kontrollverlust auffassen, weil nicht über Einzelaufträge geführt wird, sondern ein Ziel(-raum) vorgegeben wird, das zu erreichen ist. Das Ziel kann und muss im Rahmen der Dienstaufsicht und Verantwortung kontrolliert werden. In der Praxis sind das dann die wertlosen Kontroll- und Prüfschleifen, die somit wegfallen, weil sie keinen Wertbeitrag liefern. Die wegfallende Kontrolle der Einzelschritte ist aber kein Kompetenzverlust – Verantwortung über die Zielerreichung und diese auch beurteilen zu können bleibt ja bestehen.
Damit die Lean Methode funktioniert – sie auch angewendet wird – muss jeder den Kundennutzen kennen. Diese Hinwendung zum Kundennutzen findet sich eher bei erfahrenen Mitarbeitern. Um dieses Moment aufzubrechen, oder zumindest zu mildern, braucht es eine Kommunikationsstrategie. Diese beinhaltet das transparent machen von (Unternehmens-)Zielen, die Darstellung des bevorstehenden Wandels, das Eingehen auf Ängste und Befürchtungen, wie auch vor allem den Abbau von Widerstand gegenüber der Geschwindigkeit der Umsetzung. - Im Detail verlieren
Die Lean Methode, auf Basis einer Hol-Versorgung, heisst, dass Arbeitsaufträge geliefert werden. Aktivität und Arbeit ist immer an einen Bedarf gekoppelt. Es wird nichts auf Halde, Vorrat, produziert. Das kann aber auch schnell zu einem möglichen Ressourcenengpass, Flaschenhals, führen. (vgl.: Ausfall wegen Krankenstand etc.). In diesem Fall hilft zwar ein Ausweichprozess und -plan, aber auch nur in einem beschränkten Rahmen der Entscheidungsfähigkeit der Organisationseinheit. Im Rahmen der ergebnisorierten Führungstaktik kann viel flexibler reagiert, oder sogar schon im Vorfeld agiert werden. Planung und Modellierung solcher Aktivitäten wird durch spezielle Software unterstütz in der Risiken, Szenarien und ähnliche simuliert und hinterlegt werden können.
Schlussbemerkung
Die Lean Methode ist seit langer Zeit in aller Munde und Bestandteil fachlicher Diskussion. Das zeigt das Potential, das in der Lean Methode liegt. Wie alle anderen Methoden auch gibt es Vor- und Nachteile. Wenn Sie sich die folgenden drei Dinge Dinge im Hinterkopf behalten, dann erhöht das Ihre Erfolgschancen immens.
- Verstehen Sie die möglichen Problemfelder. Sie müssen nicht einverstanden sein, um diese zu bewältigen und zu überstehen.
- Verlieren Sie nicht den Blick für das Große und Ganze.
- Verfolgen und überwachen Sie laufend alle Fortschritte, wenn möglich aus mehr, als einer Perspektive. Eine Perspektive, wie Projektmanagement Software, Besprechen und Artefakte allgemein.
Mit diesen Ratschlägen sind Sie in der Lage ein effizientes Projekt aufzusetzen und jeden Tag besser zu werden. Sie werden sehen wie viel Spaß in der Arbeit liegt und wie viel Potential in Ihrem Team liegt.
Sie möchten wissen, wie Sie die Lean Methode bei sich in der Organisation einsetzen und umsetzen können?