Allgemeine Geschäftsbedingungen

Deutsch

für

[i]Matrix – SSC Datenschutz und Datensicherheit e.U.

(im Folgenden kurz [i]Matrix)

1. Geltungsbereich

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für sämtliche Beratungs‑, Analyse‑, Workshop‑, Trainings‑ und Unterstützungsleistungen von [i]Matrix gegenüber Unternehmen, Organisationen und öffentlichen Einrichtungen.

Sie gelten insbesondere für Projekte in den Bereichen Governance, Risk & Compliance (GRC), Resilienzmanagement, ISO‑Managementsysteme (z. B. ISO 27001, ISO 22301), Datenschutz, Datensicherheit sowie IT‑ und Prozessoptimierung.

Abweichende Bedingungen des Auftraggebers gelten nur, wenn sie schriftlich anerkannt wurden.

2. Leistungsumfang

Der konkrete Leistungsumfang ergibt sich aus dem jeweiligen Angebot, der Leistungsbeschreibung oder der schriftlichen Vereinbarung.

[i]Matrix erbringt Leistungen nach bestem Wissen und Gewissen, jedoch ohne Gewähr für einen bestimmten wirtschaftlichen, technischen oder zertifizierungsrelevanten Erfolg.

2.1 Beratungsleistungen

Dazu zählen insbesondere:

• GRC‑Analysen, Risiko‑ und Reifegradbewertungen
• ISO‑Gap‑Analysen und Zertifizierungsvorbereitung
• Datenschutz‑ und Datensicherheits‑Assessments
• Resilienz‑ und Business‑Continuity‑Konzepte
• Prozess‑ und Governance‑Optimierung
• Unterstützung bei Audit‑Readiness und Audit‑Begleitung

2.2 Workshops & Trainings

Workshops und Trainings dienen der Wissensvermittlung, Sensibilisierung oder gemeinsamen Erarbeitung von Maßnahmen.

Sie stellen keine Rechtsberatung dar und ersetzen keine formale Zertifizierung oder Auditierung.

2.3 IT‑nahe Leistungen

Bei IT‑Implementierungen, Systemkonfigurationen oder technischen Empfehlungen erfolgt die Leistungserbringung ausschließlich als beratende Unterstützung.

Die Verantwortung für technische Umsetzung, Betrieb, Sicherheit und Compliance verbleibt beim Auftraggeber.

3. Mitwirkungspflichten des Auftraggebers

Der Auftraggeber stellt alle für die Leistungserbringung erforderlichen Informationen, Unterlagen, Systeme und Zugänge rechtzeitig und vollständig zur Verfügung.

Verzögerungen aufgrund fehlender Mitwirkung verlängern vereinbarte Fristen entsprechend.

4. Vergütung und Zahlungsbedingungen

Es gelten die im Angebot genannten Preise.

Alle Preise verstehen sich zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer.

Rechnungen sind binnen 14 Tagen ohne Abzug fällig.

Bei Zahlungsverzug gelten Verzugszinsen gemäß § 456 UGB.

5. Leistungsänderungen

Nachträgliche Änderungen oder Erweiterungen des Leistungsumfangs werden gesondert vereinbart und nach Aufwand verrechnet.

6. Vertraulichkeit

Beide Parteien verpflichten sich zur vertraulichen Behandlung aller im Rahmen des Auftrags erlangten Informationen.

Diese Pflicht bleibt auch nach Beendigung des Vertragsverhältnisses bestehen.

7. Haftung

[i]Matrix haftet nur für Schäden, die vorsätzlich oder grob fahrlässig verursacht wurden.

Eine Haftung für entgangenen Gewinn, mittelbare Schäden, Folgeschäden, nicht erzielte Zertifizierungen oder organisatorische Fehlentscheidungen ist ausgeschlossen, sofern gesetzlich zulässig.

7.1 Haftungsbegrenzung für IT‑Implementierungen

Bei IT‑nahen Leistungen (z. B. Systemkonfigurationen, technische Empfehlungen, Schnittstellen‑ oder Tool‑Implementierungen) ist die Haftung auf jene Schäden beschränkt, die unmittelbar aus einer nachweislich fehlerhaften Beratung entstehen.

Keine Haftung besteht für:

• Systemausfälle, Datenverluste oder Sicherheitsvorfälle
• Fehlkonfigurationen durch Dritte
• Abhängigkeiten von Software‑ oder Cloud‑Anbietern
• technische Risiken außerhalb des Einflussbereichs von [i]Matrix

Die Gesamt‑Haftung ist auf die Höhe des jeweiligen Auftragswerts begrenzt.

8. Schutz des geistigen Eigentums

Alle von [i]Matrix erstellten Unterlagen, Analysen, Berichte, Konzepte, Workshop‑Materialien und Trainingsunterlagen bleiben geistiges Eigentum von [i]Matrix.

Eine Weitergabe an Dritte ist nur mit ausdrücklicher Zustimmung zulässig.

9. Datenschutz

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt gemäß den geltenden gesetzlichen Bestimmungen.

Details sind der Datenschutzerklärung auf der Website zu entnehmen.

10. Vertragsdauer und Kündigung

Der Vertrag endet mit Erfüllung der vereinbarten Leistungen.

Laufende Beratungs‑ oder Betreuungsverträge können aus wichtigem Grund mit sofortiger Wirkung gekündigt werden.

11. Schlichtungsklausel (außergerichtliche Streitbeilegung)

Die Vertragsparteien vereinbaren, Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag zunächst außergerichtlich beizulegen.

Hierzu verpflichten sich beide Seiten, an einem Schlichtungs‑ oder Mediationsverfahren bei einer anerkannten österreichischen Schlichtungsstelle mitzuwirken.

Erst wenn dieses Verfahren als gescheitert gilt, ist der ordentliche Rechtsweg zulässig.

Die gesetzlichen Verjährungsfristen bleiben während der Dauer des Schlichtungsverfahrens gehemmt.

12. Gerichtsstand und anwendbares Recht

Es gilt österreichisches Recht unter Ausschluss der Verweisungsnormen.

Gerichtsstand für alle Streitigkeiten ist Wien, sofern keine zwingenden gesetzlichen Bestimmungen entgegenstehen.

13. Schlussbestimmungen

Änderungen und Ergänzungen des Vertrags bedürfen der Schriftform.

Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam; anstelle der unwirksamen Bestimmung tritt eine Regelung, die dem wirtschaftlichen Zweck am nächsten kommt.

14. Optionales Modul: Service Level Agreement (SLA)

Dieses Modul gilt nur, wenn es im Angebot oder Vertrag ausdrücklich vereinbart wurde.

14.1 Leistungsumfang

Das SLA definiert Reaktions‑ und Bearbeitungszeiten für vereinbarte Leistungen, insbesondere bei:

• GRC‑Unterstützung
• ISO‑Managementsystem‑Betreuung
• Resilienz‑ und BCM‑Begleitung
• Datenschutz‑ und Datensicherheits‑Support
• IT‑nahen Beratungsleistungen

14.2 Reaktionszeiten

Standardwerte (sofern nicht anders vereinbart):

• Reaktionszeit: innerhalb von 2 Werktagen
• Bearbeitungsbeginn: innerhalb von 5 Werktagen
• Kritische Anliegen: nach individueller Vereinbarung

14.3 Verfügbarkeit

Leistungen erfolgen während der üblichen Geschäftszeiten (Mo–Fr, 9–17 Uhr, Feiertage ausgenommen), sofern keine erweiterten Zeiten vereinbart wurden.

14.4 Ausschlüsse

Nicht vom SLA umfasst sind:

• Systemausfälle außerhalb des Einflussbereichs von [i]Matrix
• Leistungen von Drittanbietern
• Notfall‑ oder Incident‑Response‑Tätigkeiten ohne gesonderte Vereinbarung

14.5 Haftungsbegrenzung

Die Haftung im Rahmen des SLA ist auf den Auftragswert des jeweiligen SLA‑Zeitraums begrenzt.

15. Optionales Modul: Vertraulichkeitsvereinbarung (NDA)

Dieses Modul gilt zusätzlich zu Punkt 6, wenn es ausdrücklich vereinbart wurde.

15.1 Umfang der Vertraulichkeit

Beide Parteien verpflichten sich, sämtliche im Rahmen des Projekts erhaltenen Informationen streng vertraulich zu behandeln, insbesondere:

• interne Dokumente, Prozesse und Strategien
• Sicherheits‑ und Resilienzkonzepte
• Audit‑ und Compliance‑Ergebnisse
• technische Systeminformationen
• personenbezogene Daten

15.2 Weitergabe an Dritte

Eine Weitergabe ist nur zulässig, wenn:

• der Auftraggeber schriftlich zustimmt
• eine gesetzliche Verpflichtung besteht
• Subunternehmer eingebunden werden, die einer gleichwertigen Vertraulichkeitspflicht unterliegen

15.3 Dauer der Vertraulichkeit

Die Vertraulichkeitspflicht gilt unbefristet, auch nach Beendigung des Vertragsverhältnisses.

15.4 Rückgabe und Löschung

Auf Wunsch des Auftraggebers werden vertrauliche Unterlagen nach Projektende zurückgegeben oder gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

15.5 Vertragsstrafe (optional aktivierbar)

Bei vorsätzlicher Verletzung der Vertraulichkeit kann eine angemessene Vertragsstrafe vereinbart werden.

Die Geltendmachung weitergehender Schäden bleibt unberührt.

16. Ergänzende Bestimmungen für Verbraucher und Fernabsatzverträge

16.1 Vorrang zwingenden Verbraucherrechts. Soweit der Auftraggeber Verbraucher im Sinn des KSchG ist, gelten die zwingenden Bestimmungen des KSchG und des Fern- und Auswärtsgeschäfte-Gesetzes (FAGG). Entgegenstehende oder einschränkende Bestimmungen dieser AGB – insbesondere zu Haftung, Gerichtsstand, Schriftform, Preisen und außergerichtlicher Streitbeilegung – gelten gegenüber Verbrauchern nur insoweit, als sie gesetzlich zulässig sind. Die Verpflichtung zur Teilnahme an einem Schlichtungs- oder Mediationsverfahren und der Ausschluss des ordentlichen Rechtswegs gelten nicht gegenüber Verbrauchern.

16.2 Preise. Gegenüber Verbrauchern werden Gesamtpreise einschließlich der gesetzlichen Umsatzsteuer und aller vor Vertragsabschluss bekannten, unvermeidbaren Entgelte ausgewiesen. Zusätzliche Kosten werden nur verrechnet, wenn der Verbraucher vor Vertragsabschluss ordnungsgemäß darüber informiert wurde und ihnen wirksam zugestimmt hat.

16.3 Rücktrittsrecht. Verbraucher können von einem im Fernabsatz oder außerhalb von Geschäftsräumen geschlossenen Vertrag grundsätzlich binnen 14 Tagen ohne Angabe von Gründen zurücktreten. Bei Dienstleistungsverträgen beginnt die Frist mit dem Tag des Vertragsabschlusses. Zur Wahrung der Frist genügt die rechtzeitige Absendung einer eindeutigen Rücktrittserklärung. Die Erklärung ist an [i]Matrix – SSC Datenschutz und Datensicherheit e.U. über die im Impressum angegebenen Kontaktdaten zu richten. Der Verbraucher kann dafür das nachstehende Muster-Rücktrittsformular verwenden; dessen Verwendung ist nicht vorgeschrieben.

16.4 Folgen des Rücktritts. Im Rücktrittsfall werden die vom Verbraucher geleisteten Zahlungen einschließlich der gesetzlichen Standard-Lieferkosten spätestens binnen 14 Tagen ab Eingang der Rücktrittserklärung mit demselben Zahlungsmittel zurückgezahlt, sofern nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbart wurde. Für Dienstleistungen, mit deren Ausführung auf ausdrückliches Verlangen des Verbrauchers bereits während der Rücktrittsfrist begonnen wurde, ist bei einem Rücktritt ein verhältnismäßiger Betrag für die bis dahin erbrachte Leistung zu bezahlen, sofern die gesetzlichen Informations- und Zustimmungsvoraussetzungen erfüllt sind.

16.5 Gewünschter Leistungsbeginn vor Ablauf der Rücktrittsfrist. Soll mit einer entgeltlichen Dienstleistung vor Ablauf der 14-tägigen Rücktrittsfrist begonnen werden, fordert [i]Matrix vor Vertragsabschluss ein gesondertes, ausdrückliches Verlangen des Verbrauchers an. Gleichzeitig bestätigt der Verbraucher seine Kenntnis davon, dass das Rücktrittsrecht bei vollständiger Vertragserfüllung erlischt. Ohne diese gesonderte Erklärung beginnt [i]Matrix mit der Dienstleistung grundsätzlich erst nach Ablauf der Rücktrittsfrist.

16.6 Erlöschen des Rücktrittsrechts bei Dienstleistungen. Das Rücktrittsrecht erlischt bei einem Dienstleistungsvertrag erst dann, wenn die Dienstleistung vollständig erbracht wurde, mit der Ausführung aufgrund des ausdrücklichen Verlangens des Verbrauchers vor Ablauf der Rücktrittsfrist begonnen wurde und der Verbraucher zuvor bestätigt hat, den dadurch bei vollständiger Vertragserfüllung eintretenden Verlust des Rücktrittsrechts zur Kenntnis genommen zu haben.

16.7 Digitale Inhalte und digitale Leistungen. Werden künftig nicht auf einem körperlichen Datenträger bereitgestellte digitale Inhalte oder digitale Leistungen angeboten, gelten dafür die jeweils zwingenden FAGG-Regelungen. Ein vorzeitiger Beginn und ein allfälliger Verlust des Rücktrittsrechts werden nur auf Grundlage der dafür gesetzlich erforderlichen gesonderten ausdrücklichen Zustimmung und Kenntnisnahme sowie der vorgeschriebenen Vertragsbestätigung behandelt. Eine Zustimmung zum vorzeitigen Beginn ist freiwillig und darf nicht vorangekreuzt sein.

Muster-Rücktrittsformular

Wenn Sie den Vertrag widerrufen beziehungsweise von ihm zurücktreten wollen, können Sie folgenden Text verwenden und an die im Impressum angeführten Kontaktdaten senden:

Hiermit widerrufe ich/widerrufen wir den von mir/uns abgeschlossenen Vertrag über die Erbringung der folgenden Dienstleistung: ________
Bestellt am/Vertrag abgeschlossen am: ________
Name des Verbrauchers/der Verbraucher: ________
Anschrift des Verbrauchers/der Verbraucher: ________
Datum: ________
Unterschrift (nur bei Mitteilung auf Papier): ________

Stand: 26. Juli 2026. Diese Verbraucherbestimmungen ergänzen die vorstehenden AGB und gehen ihnen bei Widersprüchen zugunsten zwingender Verbraucherrechte vor.

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English

for

[i]Matrix – SSC Datenschutz und Datensicherheit e.U.

(hereinafter referred to as [i]Matrix)

1. Scope of Application

These Terms and Conditions apply to all consulting, analysis, workshop, training, and support services provided by [i]Matrix to companies, organizations, and public institutions.

They apply in particular to projects in the areas of Governance, Risk & Compliance (GRC), resilience management, ISO management systems (e.g., ISO 27001, ISO 22301), data protection, information security, and IT and process optimization.

Conflicting terms and conditions of the client shall only apply if expressly accepted in writing.

2. Scope of Services

The specific scope of services is defined in the respective proposal, service description, or written agreement.

[i]Matrix performs services to the best of its knowledge and ability but does not guarantee any specific economic, technical, or certification‑related outcome.

2.1 Consulting Services

These include, in particular:

• GRC assessments, risk analyses, and maturity evaluations
• ISO gap analyses and certification readiness support
• Data protection and information security assessments
• Resilience and business continuity concepts
• Process and governance optimization
• Audit readiness and audit support

2.2 Workshops & Trainings

Workshops and trainings serve knowledge transfer, awareness building, or collaborative development of measures.

They do not constitute legal advice and do not replace formal certification or auditing.

2.3 IT‑Related Services

For IT implementations, system configurations, or technical recommendations, services are provided exclusively as advisory support.

Responsibility for technical implementation, operation, security, and compliance remains with the client.

3. Client Obligations

The client shall provide all information, documents, systems, and access required for service delivery in a timely and complete manner.

Delays caused by insufficient cooperation extend agreed deadlines accordingly.

4. Fees and Payment Terms

The prices stated in the proposal apply.

All prices are exclusive of statutory VAT.

Invoices are payable within 14 days without deduction.

In the event of late payment, default interest pursuant to § 456 UGB applies.

5. Changes to the Scope of Services

Subsequent changes or extensions to the agreed scope of services must be agreed separately and will be billed based on actual effort.

6. Confidentiality

Both parties shall treat all information obtained in the course of the project as confidential.

This obligation continues after termination of the contractual relationship.

7. Liability

[i]Matrix is liable only for damages caused intentionally or by gross negligence.

Liability for loss of profit, indirect damages, consequential damages, failure to achieve certifications, or organizational decisions made by the client is excluded to the extent permitted by law.

7.1 Limitation of Liability for IT Implementations

For IT‑related services (e.g., system configurations, technical recommendations, interface or tool implementations), liability is limited to damages directly resulting from demonstrably incorrect consulting.

No liability is assumed for:

• system failures, data loss, or security incidents
• misconfigurations by third parties
• dependencies on software or cloud providers
• technical risks outside the control of [i]Matrix

Total liability is limited to the value of the respective contract.

8. Intellectual Property

All documents, analyses, reports, concepts, workshop materials, and training materials created by [i]Matrix remain the intellectual property of [i]Matrix.

Forwarding to third parties is only permitted with explicit written consent.

9. Data Protection

Personal data is processed in accordance with applicable legal requirements.

Details can be found in the privacy policy on the website.

10. Term and Termination

The contract ends upon completion of the agreed services.

Ongoing consulting or support contracts may be terminated with immediate effect for good cause.

11. Dispute Resolution Clause (Alternative Dispute Resolution)

The parties agree to attempt to resolve any disputes arising from or in connection with this contract out of court first.

Both parties commit to participating in a mediation or alternative dispute resolution procedure at a recognized Austrian mediation or arbitration body.

Only after such procedure is deemed unsuccessful may legal action be taken.

Statutory limitation periods are suspended for the duration of the dispute resolution process.

12. Governing Law and Jurisdiction

Austrian law applies, excluding conflict‑of‑law rules.

The place of jurisdiction for all disputes is Vienna, unless mandatory legal provisions require otherwise.

Hinweis: rechtlicher Entwurf – nicht final validiert

Die nachfolgenden Regelungen zu Webshop-Zahlungen, Rückerstattungen und Rücktritt/Widerruf sind ein Arbeitsentwurf und wurden nicht rechtlich validiert. Vor Veröffentlichung ist eine Prüfung durch eine österreichische Rechtsberatung erforderlich.

Für B2B-Bestellungen kann ein Rücktritt vor Lieferung angefragt werden. Die feste iMatrix-Servicegebühr von 12,00 € je Rechnung verbleibt bei iMatrix und wird auch bei Teil- oder Vollrückerstattungen nicht anteilig reduziert. Kulanzrückerstattungen erfolgen ausschließlich nach dokumentierter ausdrücklicher manueller Freigabe.

13. Final Provisions

Amendments and supplements to the contract must be made in writing.

Should any provision be invalid, the remainder of the contract remains effective; the invalid provision shall be replaced by one that most closely reflects its economic intent.

14. Optional Module: Service Level Agreement (SLA)

This module applies only if explicitly agreed in the proposal or contract.

14.1 Scope of SLA Services

The SLA defines response and processing times for agreed services, particularly for:

• GRC support
• ISO management system support
• Resilience and BCM support
• Data protection and information security support
• IT‑related advisory services

14.2 Response Times

Unless otherwise agreed:

• Response time: within 2 business days
• Start of processing: within 5 business days
• Critical issues: subject to individual agreement

14.3 Availability

Services are provided during regular business hours (Mon–Fri, 9:00–17:00, excluding public holidays), unless extended hours are agreed.

14.4 Exclusions

The SLA does not cover:

• system failures outside the control of [i]Matrix
• services provided by third‑party vendors
• emergency or incident response activities without separate agreement

14.5 Liability Limitation

Liability under the SLA is limited to the contract value of the respective SLA period.

15. Optional Module: Non‑Disclosure Agreement (NDA)

This module applies in addition to Section 6 if explicitly agreed.

15.1 Scope of Confidentiality

Both parties agree to keep all information obtained during the project strictly confidential, including:

• internal documents, processes, and strategies
• security and resilience concepts
• audit and compliance results
• technical system information
• personal data

15.2 Disclosure to Third Parties

Disclosure is permitted only if:

• the client provides written consent
• there is a legal obligation
• subcontractors are engaged who are bound by equivalent confidentiality obligations

15.3 Duration of Confidentiality

The confidentiality obligation applies indefinitely, even after termination of the contractual relationship.

15.4 Return and Deletion

Upon request, confidential documents will be returned or deleted after project completion, unless legal retention obligations apply.

15.5 Contractual Penalty (optional)

In cases of intentional breach of confidentiality, a reasonable contractual penalty may be agreed.

Claims for additional damages remain unaffected.

16. Supplementary Provisions for Consumers and Distance Contracts

16.1 Precedence of mandatory consumer law. Where the client is a consumer within the meaning of the Austrian Consumer Protection Act (KSchG), the mandatory provisions of the KSchG and the Austrian Distance and Off-Premises Contracts Act (FAGG) apply. Any conflicting or restrictive provisions of these Terms and Conditions – in particular concerning liability, jurisdiction, written form, prices and alternative dispute resolution – apply to consumers only to the extent permitted by law. Consumers are not obliged to participate in mediation or alternative dispute resolution, and their right to bring proceedings before the ordinary courts is not excluded.

16.2 Prices. Prices quoted to consumers are total prices including statutory VAT and all unavoidable charges known before the contract is concluded. Additional costs are charged only if the consumer was properly informed of them before conclusion of the contract and validly agreed to them.

16.3 Right of withdrawal. Consumers may generally withdraw from a contract concluded at a distance or away from business premises within 14 days without giving reasons. For service contracts, the withdrawal period begins on the day the contract is concluded. It is sufficient for an unambiguous notice of withdrawal to be sent before the period expires. The notice must be addressed to [i]Matrix – SSC Datenschutz und Datensicherheit e.U. using the contact details stated in the legal notice. The consumer may use the model withdrawal form below, but its use is not mandatory.

16.4 Effects of withdrawal. In the event of withdrawal, payments received from the consumer, including the statutory cost of standard delivery, will be reimbursed no later than 14 days after receipt of the notice of withdrawal, using the same means of payment unless expressly agreed otherwise. If, at the consumer’s express request, performance of a service began during the withdrawal period, the consumer must pay a proportionate amount for the service provided up to the time of withdrawal, provided that the statutory information and consent requirements have been met.

16.5 Requested commencement of performance before expiry of the withdrawal period. If a paid service is to begin before expiry of the 14-day withdrawal period, [i]Matrix obtains the consumer’s separate and express request before conclusion of the contract. At the same time, the consumer acknowledges that the right of withdrawal is lost once the contract has been fully performed. Without this separate declaration, [i]Matrix will generally begin performance only after the withdrawal period has expired.

16.6 Loss of the right of withdrawal for services. For a service contract, the right of withdrawal is lost only when the service has been fully performed, performance began before expiry of the withdrawal period on the basis of the consumer’s express request, and the consumer previously acknowledged that full performance would result in the loss of the right of withdrawal.

16.7 Digital content and digital services. If digital content not supplied on a tangible medium or digital services are offered in the future, the applicable mandatory provisions of the FAGG apply. Early commencement and any resulting loss of the right of withdrawal will be handled only on the basis of the legally required separate express consent and acknowledgement and the prescribed contract confirmation. Consent to early commencement is voluntary and must not be preselected.

Model withdrawal form

If you wish to withdraw from the contract, you may use the following text and send it to the contact details stated in the legal notice:

I/We hereby withdraw from the contract concluded by me/us for the provision of the following service: ________
Ordered on/contract concluded on: ________
Name of consumer(s): ________
Address of consumer(s): ________
Date: ________
Signature (only if this form is submitted on paper): ________

Version: 26 July 2026. These consumer provisions supplement the preceding Terms and Conditions and, in the event of conflict, take precedence in favour of mandatory consumer rights.